El correo electrónico se ha convertido en la forma de comunicación más poderosa de la última década. Con el uso cada vez mayor de los teléfonos inteligentes y la posibilidad de enviar correos electrónicos a través de múltiples dispositivos y plataformas, el correo electrónico se ha convertido en la forma más cómoda y eficaz de mantenerse en contacto con socios comerciales, socios y clientes.
Las secuencias de correo electrónico pueden ayudar a construir una relación eficaz con los miembros de su lista de correo electrónico y convertirlos de clientes potenciales en clientes de pago. Enviando una serie de correos electrónicos, puede conocer mejor a su público y ofrecerle información valiosa que le ayude a decidirse por su producto o servicio.
En este blog, hablaremos de los distintos sistemas de correo electrónico y de cómo pueden utilizarse en los sistemas de gestión del aprendizaje.
Cómo crear y gestionar fácilmente flujos de correo electrónico para su plataforma de educación en línea
- ¿Qué es un sistema de correo electrónico?
- Tipos de correos electrónicos
- Ejemplo de editor y gestor de correo electrónico en MasterStudy WordPress LMS
- Email Branding Manager
- Plantillas de correo electrónico
- Conclusión
¿Qué es un sistema de correo electrónico?
Un sistema de correo electrónico es un sistema informático que permite a las personas enviar y recibir mensajes electrónicos (correos electrónicos) de y a otras personas o grupos. Suele incluir un servidor, software y un cliente (como un navegador web o una aplicación de correo electrónico) para acceder a los mensajes y gestionarlos.
Un sistema de correo electrónico también puede incluir funciones como filtros antispam, protección antivirus y almacenamiento de correos archivados.
Utilizar un sistema de correo electrónico para un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) tiene varias ventajas:
1. Comunicación
La primera ventaja de utilizar el correo electrónico en un LMS es que le permite comunicarse con sus alumnos. Las barreras lingüísticas pueden convertirse en un problema a la hora de comunicarse a través del chat u otros sistemas de mensajería si tienes alumnos de distintos países.
El correo electrónico es un medio rápido y eficaz para que alumnos y profesores se comuniquen entre sí, sobre todo en clases numerosas. Como profesor, esto te facilita enormemente la comunicación con tus alumnos de forma rápida y eficaz.
2. Colaboración
El correo electrónico puede ser una herramienta de colaboración para compartir documentos, ideas y recursos con otros alumnos de su curso en línea. También puedes utilizarlo para colaborar con otros profesores y administradores de un centro o distrito escolar.
Los estudiantes pueden trabajar juntos en proyectos de grupo y enviar sus tareas a través de una sola plataforma. Esto ahorra tiempo, reduce la confusión y garantiza que todos los miembros del grupo tengan acceso a la misma información.
3. Notificación
Las notificaciones son esenciales para mantener un LMS útil y relevante. Pueden utilizarse para promocionar nuevos cursos, recordar próximos eventos o avisar de que se han añadido a una lista de alumnos.
Cuando los alumnos se inscriben en un curso, suelen recibir un correo electrónico de bienvenida con instrucciones sobre cómo empezar e información sobre la fecha de entrega de la primera tarea. Además, muchas organizaciones utilizan correos electrónicos de notificación cuando hay actualizaciones de cursos o anuncios importantes que los estudiantes deben conocer.
4. Accesibilidad
El correo electrónico es una herramienta de comunicación muy utilizada y accesible, por lo que todos pueden utilizarla y acceder a ella fácilmente dentro del LMS. Los estudiantes y profesores pueden acceder a sus cuentas de correo electrónico desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluidos ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
Además, el correo electrónico es fácil de usar y no requiere conocimientos técnicos ni programas especiales para acceder a él. Esto la convierte en una herramienta de comunicación cómoda y fácil de usar para todos, independientemente de su nivel de conocimientos técnicos.
5. Compartir archivos
Otra ventaja importante de utilizar un sistema de correo electrónico dentro de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) es la facilidad para compartir archivos. Esto puede ser especialmente útil para compartir archivos grandes o múltiples, ya que muchos sistemas de correo electrónico pueden manejar archivos adjuntos de varios tamaños.
Utilizar el correo electrónico para compartir archivos dentro de un LMS puede ser una forma cómoda y eficaz de distribuir materiales como tareas, clases, lecturas y otros recursos a estudiantes y profesores. También puede ser un medio útil para que los estudiantes presenten su trabajo a los profesores o reciban comentarios sobre sus tareas.
Además, el uso del correo electrónico para compartir archivos dentro de un LMS puede garantizar que todas las partes tengan acceso a las versiones más actualizadas de los materiales, ya que cualquier cambio o actualización se puede comunicar y difundir fácilmente a través del correo electrónico.
6. Organización
Los sistemas de correo electrónico suelen incluir funciones como carpetas y etiquetas, que ayudan a estudiantes y profesores a no perder de vista los correos importantes y a organizar sus bandejas de entrada.
Por ejemplo, los estudiantes pueden crear carpetas para cada curso y etiquetar los correos electrónicos de sus profesores con el nombre del curso. Esto puede ayudarles a mantenerse organizados y a encontrar fácilmente los correos electrónicos relacionados con un curso específico. Del mismo modo, los profesores pueden utilizar carpetas y etiquetas para hacer un seguimiento de los correos electrónicos de distintos alumnos o cursos, lo que facilita la gestión de su carga de trabajo y la respuesta puntual a las consultas de los estudiantes.
7. Seguridad
Los sistemas de correo electrónico suelen incluir medidas de seguridad para proteger contra virus, spam y otras ciberamenazas.
Un sistema de correo electrónico dentro de un LMS garantiza que toda la comunicación entre alumnos, profesores y otros miembros del personal sea segura y esté protegida frente a posibles ciberamenazas. Esto es especialmente importante cuando se comparte por correo electrónico información sensible, como notas o datos personales.
Además de las medidas de seguridad integradas en el propio sistema de correo electrónico, también es importante seguir las mejores prácticas de seguridad del correo electrónico, como utilizar contraseñas seguras, evitar enlaces o archivos adjuntos sospechosos y ser cauteloso al compartir información personal o sensible.
Tipos de correos electrónicos
Puede enviar varios correos electrónicos en su LMS, y el contenido y el método de entrega que elija deben basarse en sus objetivos. Los tipos de correos electrónicos incluyen:
- Correo electrónico de bienvenida – Este correo electrónico se envía cuando un nuevo estudiante se inscribe en un curso en el sitio web. Contiene información útil sobre cómo navegar dentro del LMS y cómo acceder al material del curso.
- Anuncios por correo electrónico – Son el tipo de correo electrónico más común. Los instructores envían correos electrónicos a toda la clase para anunciar actualizaciones, plazos y eventos importantes.
- Correos electrónicos de progreso – Los correos electrónicos de progreso se envían a los estudiantes cuando completan una tarea concreta o un hito en su curso. Puede utilizar estos correos electrónicos para felicitarles, animarles a seguir adelante y hacer un seguimiento de sus progresos.
- Correos electrónicos recordatorios – Los correos electrónicos recordatorios se envían a intervalos de tiempo específicos antes de que venza una nueva tarea o después de que un estudiante haya enviado una tarea pero aún no haya recibido comentarios. Estos correos electrónicos recuerdan a los estudiantes los próximos plazos para que puedan entregar sus trabajos a tiempo.
- Correos electrónicos de respuesta – Suelen enviarse después de que un alumno complete una actividad o lección. Los correos electrónicos de retroalimentación pueden utilizarse para dar a los alumnos información sobre su rendimiento (puntuaciones, calificaciones, etc.) o para decirles «gracias» por hacer el curso. Incluso puede pedir al alumno que aporte comentarios adicionales si lo desea.
- Correos electrónicos de asignación – Los correos electrónicos de tareas se envían cuando llega el momento de que un alumno complete una tarea o un cuestionario. Los correos electrónicos de las tareas deben contener instrucciones para completar la tarea y los recursos necesarios (por ejemplo, enlaces a vídeos u otros materiales).
- Correos electrónicos personales – Estos correos electrónicos se envían entre alumnos y profesores con fines no académicos, como programar horas de oficina o solicitar ayuda personal. Por ejemplo, si un estudiante tiene dificultades con un ejercicio en uno de sus cursos, envíele un correo electrónico ofreciéndole apoyo o recursos que le resulten útiles.
Ejemplo de editor y gestor de correo electrónico en MasterStudy WordPress LMS
El Complemento Email Manager en el LMS de Masterstudy permite a los instructores y administradores enviar correos electrónicos a estudiantes individuales o a grupos de estudiantes dentro del sistema.
Primer paso : Inicie sesión en el panel de WordPress.
Paso 2 : Vaya a la página MS LMS y haga clic en Complementos.
Paso 3: Desplácese hacia abajo hasta encontrar el complemento Email Manager. Haga clic en el botón de abajo para activar el complemento.
Paso 4: Después de activar el addon, podrás ver el menú de configuración de Email Manager en el panel de control en la sección MS LMS. Aquí es donde puedes gestionar todos los ajustes de correo electrónico de tu addon.
Email Branding Manager
Los correos electrónicos salientes del Sistema de Gestión de Aprendizaje MasterStudy utilizarán la plantilla de correo electrónico predeterminada.
Subiendo un logotipo personalizado e imágenes de fondo para la cabecera y el pie de página, puedes hacer coincidir el estilo general del tema instalado con el de tu marca.
Los correos electrónicos de Masterstudy LMS suelen tener un logotipo, una cabecera y una imagen de pie de página predeterminados. No obstante, también puede cargar los suyos propios para personalizarlos aún más en su sistema de gestión del aprendizaje.
Segmento de personalizaciones en Email Manager
Estas son las opciones de personalización dentro del Email Manager en los ajustes de«Email Branding«.
- Encabezado y pie de página – Puede activar o desactivar el encabezado y el pie de página del correo electrónico utilizando esta opción.
- Logotipo – El logotipo de su Email debe colocarse en el centro de la cabecera, y recomendamos que tenga un tamaño de 200×35 píxeles. La altura máxima del logotipo debe ser de 40px. Puede utilizar archivos .jpg, .jpeg y .png para el logotipo del correo electrónico.
- Fondo de la cabecera -La imagen de fondo para la parte del encabezado del Email. Puede utilizar archivos .jpg, .jpeg o .png, y el tamaño recomendado es de 700×95 píxeles. La altura máxima es de 100px.
- Fondo del pie de página – La imagen de fondo del pie de página debe ser un archivo .jpg, .jpeg o .png y debe tener un tamaño de 700×155 píxeles. La altura máxima de la imagen de fondo del pie de página es de 160px.
- Color de fondo completo – Color de superposición del fondo.
Si la opción Encabezado y pie de página está desactivada, los correos electrónicos se enviarán sin marca, como en este caso:
- Derechos de autor – En la sección Derechos de autor, puede editar el contenido que aparece en el pie de página del correo electrónico.
Plantillas de correo electrónico
En la página de configuración, puede encontrar todas las plantillas de correo electrónico disponibles para su sitio web. Al ampliar cada plantilla, encontrará algunos ajustes que puede adaptar a sus especificaciones. Esto incluye el asunto y el mensaje del correo electrónico. Las plantillas incluyen lo siguiente:
- Mensajes para los instructores
- Mensajes sobre las clases
- Cuentas
- Empresas
- Pedidos
- Asignaciones
- Cursos
Así que, como puedes, hay un montón de actividades de eventos para los envíos de correo electrónico específicos. Y seguro que los personaliza en función de sus preferencias.
Cuando trabaje con plantillas HTML personalizadas, tendrá que utilizar shortcodes de la sección Mensaje para enviar correctamente los correos electrónicos LMS. Los shortcodes son como pequeños fragmentos de código que extraen información de tu LMS y la insertan en la plantilla donde has colocado el shortcode. Así, todos reciben el mismo mensaje, con la información relevante para ellos incluida automáticamente.
El resultado final de su correo electrónico es realmente fantástico y bonito en persona.
Esta herramienta de edición de correo electrónico en MasterStudy LMS definitivamente le ayudará a enviar mensajes bien escritos y atractivos a sus estudiantes e instructores.
Conclusión
Un editor y gestor de correo electrónico en WordPress forma parte integral de cualquier sistema de gestión del aprendizaje, ya que permite la comunicación entre estudiantes, instructores y administradores. Ayuda al buen funcionamiento del LMS y garantiza que la información importante se difunda fácilmente a todos los usuarios.
En nuestro ejemplo de WordPress LMS el gestor de correo electrónico le ayudará a gestionar sin problemas todos sus correos electrónicos. Esto le permite enviar correos electrónicos masivos fácilmente, personalizar plantillas de correo electrónico y realizar un seguimiento del rendimiento del correo electrónico, todo ello desde su LMS.
En general, con el Editor o Gestor de correo electrónico integrado, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo y asegurarte de que tu comunicación por correo electrónico sea siempre correcta. Pruébelo y vea la diferencia que puede suponer para su LMS.
